#20 - Créer un fichier PDF

Sauf à diffuser un document sur lequel l'interlocuteur est supposé intervenir, on envoie encore trop souvent par mail à des tiers des fichiers (Word ou autres), entièrement modifiables (comptes rendus, formulaires, etc), alors qu'il serait plus sage de les convertir en PDF.

Le PDF, pour Portable document format, est un format ouvert et normalisé. Il permet de créer, à partir de toute sorte de fichier (texte, tableur, images), un document dont la mise en forme est préservée, lisible par tous (Windows, Mac, Linux ou autre) et sur tous les terminaux de lecture (ordinateur, tablette, smartphone) équipés d'un visualiseur de PDF (gratuit et hyper répandu). Un fichier PDF est par ailleurs moins facilement modifiable qu'un simple fichier Word ou Excel.

Faire un PDF, c'est simple et rapide.

• sous Microsoft Office 2007 / X: Enregistrer sous > PDF

• sous Libre Office : procédure similaire, via le menu Fichier > Exporter au format PDF ;
• ou en utilisant PDFCreator.

Pour avoir les mains un peu plus libres et accès aux paramètres, PDF Creator (souvent installé sur les postes informatiques des collectivités) est incontournable. Cet utilitaire fonctionne comme une imprimante, à la différence qu'au bout du processus, il y a un fichier PDF sur l'ordinateur et non du papier sorti de l'imprimante : pour créer le PDF, il faut Imprimer le document et sélectionner PDF Creator. Pour modifier les paramétrages, cliquer sur Propriétés de l'imprimante, puis Avancé (orientation de la page, couleur, compression, échelle, etc.).

Ca marche également avec les images ! Pour ce faire, sélectionner les images dans l'explorateur de fichiers, cliquer sur le bouton droit de la souris pour lancer Imprimer. Là encore, il faut choisir PDF Creator comme imprimante ; il est possible de modifier les paramètres par défaut (orientation de l'image), voire de faire des planches contact en choisissant de mettre plusieurs images par page.

Pour ceux qui aimeraient parfois dé-faire des fichiers PDF, sachez qu'il existe un utilitaire gratuit très pratique de rediviser un fichier PDF en pages séparées, d'insérer une page, ou de fusionner des PDF : PDFSaM (split and merge).